Gestire i PDF: modificare, compilare, firmare, convertire

A cura del Team di OnlineFacilePro · Aggiornata a ottobre 2026

Con un PDF si possono fare cose molto diverse, e non tutte richiedono un programma a pagamento. Compilare, firmare, unire e comprimere si fa gratis. Modificare davvero il testo è l'unica operazione che richiede uno strumento più completo. Qui trovi la strada più semplice per ciascuna.

Compilare un modulo

• Modulo con campi compilabili: aprilo con il browser (Chrome, Edge, Firefox) o con Adobe Acrobat Reader, fai clic nei campi e scrivi. Poi salva o scarica il file.
• Modulo senza campi (per esempio una scansione): in Acrobat Reader usa lo strumento Compila e firma. In Edge e Firefox puoi aggiungere testo con lo strumento per le annotazioni.

Dopo aver compilato, riapri il file salvato per controllare che i dati siano rimasti: alcuni moduli si salvano correttamente solo con Acrobat Reader.

Firmare

Bisogna distinguere due cose diverse.

• Firma disegnata o immagine della firma: si aggiunge con "Compila e firma" di Acrobat Reader, con l'app Anteprima su Mac o con la funzione Modifica dell'iPhone. Va bene per moduli interni, iscrizioni, autorizzazioni semplici.
• Firma digitale: ha pieno valore legale. Richiede un certificato rilasciato da un prestatore qualificato (con dispositivo o firma remota) e il software del fornitore. Alcuni servizi permettono di firmare anche con SPID o CIE.

Se un ente ti chiede un documento "firmato digitalmente", la firma disegnata non basta.

Modificare il testo

• Con Word: apri il PDF da Word (File, Apri). Word lo converte in un documento modificabile. Funziona bene con testi semplici, meno con tabelle e impaginazioni complesse.
• Con Acrobat a pagamento: lo strumento Modifica PDF cambia testo e immagini mantenendo l'impaginazione.
• Con LibreOffice Draw: gratuito, adatto a piccole correzioni.

Un PDF che contiene solo la scansione di un foglio è un'immagine: per modificarne il testo serve prima il riconoscimento dei caratteri (OCR).

Convertire

• Da Word, Excel o PowerPoint a PDF: File, Salva con nome (o Esporta) e scegli il formato PDF.
• Da qualsiasi programma a PDF: scegli Stampa e, come stampante, Salva come PDF o Microsoft Print to PDF.
• Da PDF a Word: apri il PDF con Word e salvalo come documento.
• Da foto a PDF: su telefono usa la funzione di scansione dell'app File (iPhone) o di Google Drive (Android), che raddrizza e ritaglia il foglio.

Dopo ogni conversione controlla il risultato, soprattutto tabelle, intestazioni e interruzioni di pagina.

Unire, dividere e comprimere

• Unire più PDF in un solo file: strumento Unisci PDF.
• Ridurre il peso per inviarlo via email o caricarlo su un portale: strumento Comprimi PDF.
• Estrarre alcune pagine: apri il PDF, scegli Stampa, indica le pagine che ti servono e usa "Salva come PDF".

Molti portali pubblici accettano file solo sotto una certa dimensione: se il PDF nasce da una scansione, riduci la risoluzione già in fase di scansione (150-200 dpi bastano per i documenti di testo).

Attenzione ai documenti riservati

Prima di caricare un PDF su un sito di conversione online, valuta cosa contiene. Per documenti di identità, buste paga, referti e contratti è preferibile usare programmi installati sul computer o le funzioni già presenti nel sistema.